O software eQMS (electronic Quality Management System) é aquele que nos permite gerir todos os aspetos relacionados com a qualidade dos nossos produtos ou serviços (desde o seu desenho até à sua distribuição). Trata-se, portanto, de uma ferramenta muito valiosa na hora de reduzir erros, automatizar processos e, sobretudo, garantir o sucesso em auditorias externas de certificação ou avaliações por Organismos Notificados.
Ao estar diretamente relacionado com melhorar a qualidade e o cumprimento normativo, o software eQMS joga um papel muito importante para qualquer empresa. Não em vão, resulta vital para transformar a gestão da qualidade de reativa a proativa. Por isso não podemos tomar a sua escolha de ânimo leve.
O notável incremento de clientes e processos comerciais levou a que a gestão digital da qualidade desloque a clássica documentação manual. É por isso que as soluções tecnológicas eQMS se tornaram imprescindíveis. No entanto, é justo reconhecer que nem todas são iguais. Fique connosco para conhecer quais são os aspetos que definem estes sistemas informáticos.
Desde logo, nem todos os eQMS contam com as mesmas funções nem cobrem as mesmas áreas de gestão.
Em qualquer caso, antes de decidir-se por uma solução eQMS, deve analisar com detalhe quais são as necessidades e requisitos da sua empresa em matéria de qualidade e os requisitos regulatórios dos mercados onde comercializa. Só então saberá que tipo de software eQMS é a solução que melhor se adapta à sua empresa.
Não cabe dúvida de que, após analisar as características do software, o custo é o segundo fator mais relevante que deve ter em conta. Por isso, antes de decidir-se por um deles para o seu negócio, deve comparar as distintas alternativas disponíveis e avaliar qual delas lhe oferece a melhor relação qualidade-preço.
É evidente que a ampla oferta de sistemas eQMS lança numerosos preços e estes, por sua vez, estão condicionados por diversos fatores:
É importante assinalar que, quando falamos dos preços deste tipo de software, não só nos referimos ao pagamento inicial mas também aos gastos associados (manutenção, capacitação, integrações, etc.). É por isso que necessita de ter em conta quais são os conceitos incluídos ou excluídos do preço (suporte técnico, atualizações, migração, validação...).
Pelo demais, deverá escolher o programa em função do orçamento com que conta a sua empresa. Em todo o caso, é conveniente calcular qual é o ROI que espera alcançar com ele, a fim de selecionar o sistema que seja capaz de proporcionar maiores benefícios a longo prazo.
O suporte técnico é outro desses aspetos cruciais que não pode passar por alto quando decide adquirir um software eQMS. Estamos a falar de um detalhe que determinará o sucesso ou fracasso da sua implementação e uso.
Ao igual que sucedia com as características do software, nem todos os suportes técnicos são iguais. Agora bem, quando estamos perante uma boa assistência técnica? Preste atenção aos seguintes aspetos:
Na realidade, a qualidade do serviço técnico está intimamente ligada à fiabilidade do seu fornecedor tecnológico. De facto, só quando este conta com suficiente experiência será capaz de garantir que a implementação e a manutenção do programa resultem realmente satisfatórias.
Não podemos esquecer que o software eQMS está chamado a integrar-se com outras soluções tecnológicas. Por isso mesmo, convém que se detenha a considerar quão importante é para a sua empresa a integração com outros programas: ERP (Enterprise Resource Planning).
Uma compatibilidade harmoniosa melhora sensivelmente os fluxos de informação e dados entre os distintos departamentos.
A segurança é outro dos aspetos fundamentais que deve considerar quando escolhe um software eQMS. Afinal de contas, este sistema deve cumprir os implacáveis padrões impostos pela normativa em matéria de proteção de dados (enquanto os armazena e gere).
Um programa eQMS inseguro é uma autêntica fonte de problemas para qualquer empresa. Alguns dos riscos que implica são o roubo de informação sensível, o hackeo (por exemplo, por parte de um concorrente) ou a imposição de multas por incumprimento de normas.
Entre as funcionalidades que determinam a segurança de um programa para a gestão da qualidade, podemos destacar as seguintes:
Na Ambit levamos mais de 15 anos a desenvolver estratégias e soluções IT para empresas como a sua. Somos parceiros dos principais desenvolvedores de eQMS para os setores farmacêutico e de produtos sanitários.
Encarregamo-nos de avaliar as suas necessidades e oferecer a melhor solução para a sua empresa considerando as prestações requeridas, preço, tempo de implementação, suporte técnico e compatibilidade.
Complementando a escolha do eQMS, proporcionamos serviço de formação, assessoria regulatória, validação de sistemas informáticos e outsourcing para que possa implementar o software eQMS com a maior eficiência e segurança. Resolva todas as suas dúvidas entrando em contacto connosco.